Soluţii de informatizare a sistemului de cazări folosind SharePoint (II)

miercuri, 21 iulie 2010

În postarea precedentă vă ziceam de proiectul pe care l-am făcut în SharePoint, pentru sistemul de cazări al FEAA. Încep seria de soluţii propuse de noi cu prima etapă din proces, depunerea cererilor de cazare.

Cererile de cazare pentru anul universitar următor (N+1) sunt preluate de cǎtre şefii de grupe de la secretariatul FEAA, sunt distribuite spre completare şi sunt depuse cu două luni înainte de încheierea anului universitar N. De asemenea, cererile trebuie însoţite de tabelul nominal semnat de studenţii grupei. În cazul în care un student nu completează cererea și nu semnează tabelul, se consideră, din oficiu, că nu are nevoie de cazare.

În cazul candidaților care au fost declarați admiși în primul an de studii, cererea de cazare se va completa odată cu depunerea contractelor/declarațiilor finale în dosarul de admitere.

Pe lângă furnizarea datelor de identificare (nume şi prenume, matricol, CNP, specializare şi anul de studiu), în cererea de cazare studentul va trebui să completeze o listă cu trei cămine din cele în care FEAA primeşte locuri, în ordinea preferinţelor.

Studenții care se încadrează în cazurile speciale și au acumulat numărul minim de credite vor depune la DPSS sau la secretariat, în funcție de tipul cazului, un dosar cu acte justificative. 

Pentru colectarea informaţiilor despre studenţii care doresc cazare şi despre opţiunile lor, am creat o listă în care studenţii autentificaţi pe Portalul FEAA să introducă datele. Am creat apoi în un workflow de aprobare/respingere prin care, în momentul în care cererea este salvată, un task de verificare şi validare să ajungă la Secretariat şi la Decanat, aşa cum se realizează şi în prezent.



Cum simplificăm procesul în această manieră? Sunt eliminate cererile pe hârtie, şefii de grupă sunt degrevaţi de responsabilitatea privind colectarea lor de la colegi iar activitatea Secretariatului presupune doar verificarea datelor din cereri cu cele din baza de date privind studenţii. Dar de departe cel mai mare avantaj: dispare necesitatea culegerii datelor de pe cereri şi a introducerii lor în baza de date. 

Modalităţi de îmbunătăţire? Destule, cele mai multe privind rafinarea soluţiei: de identificat (probabil din sistemul de autentificare din reţea, Active Directory) cum putem restricţiona accesul la cererile de cazare al studenţilor din an terminal; apoi, modul în care putem impune o regulă astfel încât un cămin ales pentru o opţiune să nu poată fi ales şi pentru celelalte. Un alt aspect de îmbunătăţit sesizat de Silviu, este faptul că un băiat poate selecta un cămin exclusiv pentru fete şi viceversa.

Urmează centralizarea şi sistematizarea datelor de pe cererile de cazare.

Soluţii de informatizare a sistemului de cazări folosind SharePoint (I)

marți, 20 iulie 2010

Unul dintre cele mai interesante proiecte pentru care am lucrat în timpul facultăţii a fost cel  pentru disciplina E-comunicare şi e-documente din semestrul 2, anul I la masterul Sisteme informaţionale pentru afaceri; la curs l-am avut titular pe D-l Profesor Mircea Georgescu, iar la laborator pe D-l Profesor Valy Greavu, SharePoint Server MVP, doi dintre cei mai apreciaţi profesorii InfoEc+SIA.

Obiectul proiectului pentru aceasta disciplină, pentru care am lucrat împreună cu Mihaela şi Sorin, a fost sistemul de cazări de la FEAA. M-am bucurat că am primit această temă, pentru că în fiecare an universitar m-am lovit de anumite obstacole atunci când primeam o cameră de cămin. Iniţial credeam că putem schimba ceva, însă oricât de radicale ar fi schimbările induse de tehnologie, oameni puşi în poziţii decizionale pot rămâne constanţi în comportament. Revin în momentul potrivit la această idee.

Aşadar, pentru sistemul de cazări a trebui să realizăm o analiză a fluxului informaţional ca apoi să oferim o soluție informatică folosind Microsoft SharePoint. Acesta este unul din aspectele cele mai atractive la acest proiect: am avut de lucrat pe un sistem real, care nu s-a limitat la o propunere la nivel didactic, ci a mers înspre speranţă-tinzând-spre-înfăptuire de punct de lansare a implementării reale. 

Pe scurt, despre cazări: studenții FEAA, înmatriculați într-unul dintre cele trei cicluri de studii, la cursuri de zi, care provin din altă localitate decât municipiul Iași pot primi locuri de cazare în căminele Universității. Sistemul presupune interacțiunea atât cu studenții, cu reprezentanții acestora (nu ştiu exact care dintre cele două organizaţii, LSE sau OSE) cât și cu structurile de decizie de la nivelul Universității. 

Voi descrie aici, în mai multe episoade, sistemul şi soluţia propusă de noi, în aceeaşi manieră în care le-am prezentat la evaluarea proiectului: pentru fiecare etapă din proces, întâi varianta actuală, apoi soluţia noastră. 

În următorul post, despre cererea de cazare.

 
Theme by New wp themes | Bloggerized by Dhampire